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:: Associations : CONFERENCE GENERALE JE.C.P/E.P.R.C
Posté par ngys le 16/8/2011 11:00:00 (4342 lectures) Articles du même auteur

Tenue du 10 au 14 Août 2011 à la paroisse Corneillet-Yaoundé, les jeunes de la JE.C.P/E.P.R.C du Consistoire Zoetélé ont achevé les travaux de leur Conférence Générale par un culte solennelle dirigé des mains de mettre par nos pères spirituels: les Révérends: Rémy MBOMEZOMO OYONO, Secrétaire Général de l'E.P.R.C, BETSENGUE Séraphin, ETO Louis Martial, Aumônier Général des jeunes, les Licenciât MVONDO Madeleine, ZAMBO Marc.

Les travaux se sont bien déroulés sous les auspices de l'animateur général le jeune André Elvis ABONDO. Pendant cette Conférence, nous avont reçu des enseignements divers entre autre celui du jeune OWOUNDI Guy Samson sous le Thème:PRÉPARATION D’UNE RÉUNION : CAS DE LA JE.C.P Par le jeune Guy Samson OWOUNDI (guysamson98yahoo.fr)

Séminaire de formation en marge de la conférence Générale Yaoundé Corneillet
du 10 au 14.08. 2011

Nous avons appris de technique de conduites de nos réunions. Cependant avant qu’une réunion ou qu’un groupe ne se réunisse, il faut la mise en place d’un dispositif permettant de bien la tenir et pour mettre ce dispositif en place. Nous allons faire ce que nous appellerons : LA PRÉPARATION D’UNE RÉUNION. Voici venu le temps de l’action. Compte tenu de tout ce que nous savons sur les fonctionnements individuels et collectifs, sur les enjeux entourant les sujets à traiter, le contexte dans lequel travaille le groupe, il va falloir préparer une réunion qui favorise l’expression libre et constructive de chacun des ces membres, et permette d’atteindre le plus efficacement possible les objectifs visés … la manière dont une réunion va se dérouler et son efficacité se joue pour l’essentiel au début de la réunion. La phase de préparation est donc capitale il faut lui porter toute votre attention.
Pour la préparation d’une réunion, il en faut TROP pour l’initiateur.

T énoncer le temps approximatif que va durer la réunion.
R énoncer les rôles attendus des participants.
O énoncer les objectifs à atteindre à l’issu de cette réunion.
P trouver une procédure d’approche.

J’aimerais m’attarder sur deux points que je trouve intéressant
• Dans nos réunions le plus souvent, nous n’avons pas un objectif précis à atteindre. Ce qui pose problème du suivi des résolutions que nous prenons ;
• Les personnes choisis comme président prennent les fonctions sans connaitre le plus souvent ce qu’ils doivent faire ;
Une réunion se prépare : il faut identifier les sujets à traiter, préparer de l’information sur les sujets, rechercher des personnes ressources, des animateurs, préparer les démarches de travail pour chaque sujet etc.…

A- ASSISES D’UNE RENCONTRE ORDINAIRE

1. Le PRÉSIDENT (Consistoire, Synode, Consistoire)

Parce qu’il maîtrise son groupe et veut sa production, parce qu’il a un objectif spécifique à atteindre ; le président devrait :
S’imprégner des résolutions contenues dans les minutes de la dernière session afin de ne pas se contredire devant l’assistance et éviter ainsi des quiproquos ;
Faire des esquisses des membres et parfois des piliers de ses comités qu’il nommera ;
Préciser un canevas de travail et des attentes aux différents comités
Dans son bord, être capable de donner une réponse précise aux questions qui lui sont posées.
Connaître la situation financière de son groupe avant chaque réunion

2. LES SECRÉTAIRES

Toute réunion nécessite une trace écrite. La fonction de secrétaire est donc importante c’est une fonction spécifique qui nécessite des consignes particulières.
Une réunion repose aussi sur l’efficacité et la maîtrise du travail par le secrétaire sur qui repose la vie même du groupe. Alors pour mener à bien sa mission, il devrait :
• Faire une mise à jour et une relecture de ses notes
• vérifier mainte fois la présence des documents essentiels pouvant servir lors de la réunion; avec l’aide de son président il devrait combler les vides
• faire une synthèse des décisions prises antérieurement et préparer les rapports ou certaines interventions du président.
• Éviter de s’encombrer de la paperasse inutile lors de l’exercice de ses fonctions ;
• Se vider la tête.

3- Les trésoriers et les commissaires aux comptes

Les trésoriers comme les commissaires aux comptes se doivent chacun en ce qui les concerne, mettre à jour les écritures dans les différents documents qu’ils ont en leurs possession.ce n’est pas en pleine séance de travail que chacun recherchera des informations relatives à son travail ;

LES PARTICIPANTS

L’appropriation de la réunion par les participants est le premier élément indispensable à la réussite de cette réunion .c’est souvent cette appropriation qui engendrera la motivation des personnes présentes, et leur capacité à apporter une contribution utile et efficace .pour que l’appropriation se fasse, il faut que les participants ressentent la réunion comme « leur » réunion, par conséquent, ils doivent avoir de quoi prendre des notes, avoir le matériel nécessaire pour mieux travailler et éviter de s’encombrer du superflu.

B-COMITÉ DIRECTEUR EXTRAORDINAIRE

Les points mis en débats au cours d’un comité directeur, reflète l’importance ou non de sa tenue.notre expérience relève que dans nos assises, seuls les problèmes liés aux finances requièrent le plus d’attention du point de vu débat et traitement .si à chaque fois on convoque un comité directeur avec pour point principal les finances, il serait bon de ne plus faire les dépenses relatives à son organisation qui serviront à autre chose.
Voici ce que l’on devrait faire :
• Informer les participants au CD par lettre écrite leur indiquant Date, Heure et Durée de la réunion
• Leur envoyer en même temps le projet de l’ordre du jour afin que chacun s’empreigne de l’objectif général de la réunion et puisse préparer les réponses et les propositions des solutions
• S’il y aura des personnes indiquées pour débattre d’un problème précis, leur faire connaitre l’objet et surtout les emmener à adhérer au but final de ce que vous comptez faire
• Joindre éventuellement des documents complémentaires s’ils sont déjà à votre possession
.
C -SÉMINAIRE DE FORMATION OU DE RENFORCEMENT DES CAPACITÉS

Les préparations d’un séminaire de formation ou de capacité nécessite trop de travail.ici, une équipe de préparation est nécessaire .ce qui nous intéresse ici est :
• Donner un thème à notre séminaire, parce que une rencontre a un objectif alors il faut le définir ;
• Procéder au choix des formateurs et des personnes ressources suivant le thème directeur. d’où intervient la compétence et la maîtrise du sujet par la personne ressource
• Préparer la salle, les documents et les accessoires pour les intervenants et participants afin que chacun soit à l’aise pour y travailler.

D- CONCLUSIONS

Si on souhaite être efficace et performants faisons en sorte que les réunions soient bien préparées, bien conduite et surtout suivi d’effets

• Conditions à réunir si l’on souhaite l’échec :

1. délai de convocation très court ;
2. trop de monde convoqué (et pas au bon niveau de compétence)
3. pas d’ordre du jour précis (on sait seulement qu’on va parler de …) ;
4. absence des documents préparatoires ;
5. indisponibilité d’un acteur essentiel


ii -Conseils pratiques pour être un bon responsable

Les attentes des Présidents Paroissiaux, Présidents Actifs et autres vis-à-vis de l’animateur général

1. Une bonne collaboration de l’animateur général avec la base
2. élaboration en collaboration avec les Présidents Paroissiaux d’un bon calendrier des activités et de la publication à temps de celui-ci
3. que l’animateur général visite régulièrement les paroisses
4. que l’animateur général assure une circulation des informations
5. que l’animateur général soit disponible
6. qu’il enseigne les stratégies d’animation
7. que l’animateur général assure l’animation de sa conférence générale à travers les activités récréatives et sportives
8. que l’animateur général organise les séminaires de formation

Les attentes des Présidents Paroissiaux vis-à-vis du Président du Consistoire

1. Une franche collaboration du Président Consistoire avec la base
2. les visites régulières inopinées
3. une bonne compréhension et la résolution des difficultés propres aux différentes paroisses de son ressort
4. que le Président du consistoire veille sur la réalisation effective des activités programmées
5. une efficacité dans la conduite du groupe

Les stratégies pour une vie harmonieuse au sein d’un bureau paroissiale

1. une délégation de pouvoir
2. une franche et seine collaboration
3. que le Président paroissial éviter les rapports conflictuels avec son PASTEUR MODÉRATEUR
4. le respect mutuel entre les membres du bureau
5. une entente cordiale
6. une bonne réparation des rôles et des taches
7. que les présidents paroissiaux sachent que l’animateur général est un responsable hiérarchique et qu’ils l’informent par écrit afin que celui-ci assiste aux trimestrielles

Les stratégies utilisées pour la redynamisation

• De nos chapelles

1. que les présidents actifs donnent aux présidents paroissiaux le respect qui leur est du (confère règlement intérieur)
2. le choix de bons leaders
3. éviter les aventuriers
4. le brassage inters chapelles
5. les activités sportives et récréatives
6. intéresser et encourager les jeunes au travail
7. taire les divisions et encourager l’esprit de groupe
8. tenir obligatoirement les réunions hebdomadaires

• L’appui à apporter aux Président Actifs

Appui quotidien dans leur action
Apporter une franche collaboration
Fournir la documentation de la JE.C.P et de l’Eglise.

Signé: François Le Saint MBANG

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